Система управления документацией

Контекст

Я работала над новым корпоративным продуктом для управления документацией. Сначала задача показалась типичной. Нужно было собрать раскиданную по разным источникам информацию, чтобы с ней было удобнее работать.

Но у проекта возникла проблема. Ожидаемый экономический эффект от первоначального решения оказался недостаточным, чтобы одобрить разработку.

В ходе общения с заказчиками выяснилось, что одного централизованного хранения недостаточно. Пользователям было важно не только находить информацию, но и понимать её актуальное состояние и полноту. Это помогло найти дополнительные возможности повысить ценность продукта для бизнеса.

С чего начала

Я начала с интервью со специалистами документооборота. Параллельно изучала предоставленные рабочие материалы и документацию, чтобы разобраться в задачах пользователей и не строить интерфейс только на первоначальных пожеланиях.

В ходе исследования я искала не только ответы на вопросы о будущей функциональности, но и возможности сделать продукт полезнее для бизнеса.

На основе собранной информации я проработала пользовательские сценарии и требования, чтобы у команды разработки было чёткое понимание того, как должна работать система.

1. Решение 01Найти ценность для бизнеса
2. Решение 02Встроить аналитику в работу
3. Решение 03Одна логика для разных разделов

Решение 01

Нельзя просто так взять и…

Изначально бизнес пришёл с запросом на создание системы для централизованного хранения информации. Но ожидаемый экономический эффект оказался слишком небольшим, чтобы одобрить разработку.

Я начала искать, какую дополнительную пользу может принести продукт. В ходе интервью выяснилось, что пользователям важно не только находить информацию, но и понимать её актуальное состояние. Так появилась идея дополнить систему аналитическими возможностями.

Однако одной идеи было недостаточно. Нужно было подтвердить, что новые возможности действительно принесут пользу бизнесу.

Я предложила заказчикам проверить ценность аналитики на практическом примере. Результаты этой проверки помогли дополнить обоснование, после чего разработку одобрили.

Решение 02

Аналитика там, где она нужна

Когда мы определились с направлением развития продукта, возник вопрос: «А как встроить аналитику в повседневную работу пользователей?»

Я рассматривала её не как самостоятельный набор графиков, а как часть основного сценария. Пользователям было важно видеть актуальную картину во время работы с информацией, а не переходить в отдельный раздел и самостоятельно сопоставлять данные.

Поэтому я предложила размещать аналитическую информацию непосредственно в рабочем контексте. Решение проверила с пользователями на интерактивном прототипе. Подход получил положительную оценку, а последующие корректировки касались только состава отображаемых данных и их компоновки.

Решение 03

Одна логика для разных задач

В продукте нужно было работать с большим объёмом взаимосвязанной информации. При этом отдельные разделы отличались содержанием, но основные действия пользователей во многом повторялись.

Я предложила построить их на общей логике взаимодействия, чтобы пользователям не приходилось заново разбираться с интерфейсом при переходе между разделами. Для проектирования сложных форм опиралась на интервью, изученные материалы и требования.

На первых макетах я группировала информацию по смыслу и выстраивала структуру исходя из своего понимания рабочих процессов. Затем обсуждала макеты с пользователями, чтобы проверить, насколько предложенная организация информации соответствует их реальным задачам.

Так мы смогли проверить полноту, корректность и представление информации ещё до начала разработки. Общая структура оказалась подходящей, но некоторые поля пользователям было удобнее видеть в другом расположении. Небольшая перекомпоновка не нарушила первоначальный принцип организации разделов.